13 мер, чтобы у вас не «π»здили
13 мер, чтобы у вас не «π»злили
Необходимые условия для «π»
Первое. Воруют там, где можно воровать
Второе. В картине мира ворующего, он был ранее недооценен, обманут, обижен
Третье. Есть внешний стимул, подталкивающий к воровству. Болезнь, срочный долг, который надо закрыть, свадьба ребенка.
Приведенные меры, направлены на исключение благоприятных условий для воровства
- Начните с себя. Покажите пример порядочности и честности. Часто руководство рассчитывает на порядочность сотрудников, при этом само не прочь подрезать углы своим клиентам или поставщикам. Здоровую корпоративную культуры не выстроить на двойных стандартах.
Пример: от поставщика пришел груз с излишком, выявленные расхождения направили руководителю, он не посчитал нужным уведомить об этом поставщика. Казалось бы мелочь, но сам подход, что своего партнера можно кидать, дает негативный сигнал работникам.
- Нулевая терпимость. Не закрывать глаза на мелкое воровство, ваше молчаливое согласие может спровоцировать остальных сотрудников, так как подумают, что так можно.
Пример: начиналось все с калькулятора, дошло до MacBook, который испарился в момент увольнения. Когда «π»ся канцелярия или какая-то мелочь, могут приговаривать: «Это мелочи главное, чтоб продавал ( закупал, работал, улыбался)
- Проверяйте сотрудников перед наймом. Отзывы с прошлых мест работы, проверка в правоохранительных органах. Лучше потратиться на старте, чем потом рвать волосы от потерь.
Пример: коммерческий директор при увольнении увел клиентскую базу, только после этого решили обзвонить его прошлых работодателей, все отозвались негативно, при увольнении он всегда что-то с собой забирал.
- Инвестируйте в систему контроля. Обучайте сотрудников находить нестыковки и мошенничество.
Пример: создайте базу знаний, в которую заносите выявленные случаи «π». Новому сотруднику, отвечающему за контроль, будет легко вникнуть и понять, за каким участком надо наладить контроль.
- Постоянный контроль. Задавайте вопросы, проясняйте ситуации, заставляйте доводить до результата начатые проверки, если вылезла нестыковка.
Пример: руководитель стал приезжать в субботу на работу, что привело к росту средней выручки по этим дням.
- Регулярно проводите оценку рисков мошенничества. Просчитывайте от каких рисков не застрахованы активы бизнеса. Чтобы найти маньяка, надо мыслить как маньяк.
Пример: чтобы вскрыть теневые продажи, мысленно выстраиваю цепочку, как может происходить вся процедура. Чтобы что-то неучтенное продать, надо закупить материал, завести на территорию, потом передать в цех, из цеха на склад, потом вывести с территории. Сразу видны узкие места и где копать: пропускной пункт, журнал охранника, путевые листы, отчеты за смену, книги кладовщика.
- Прозрачные бизнес процессы, с четким разграничением ответственности, без перехлеста прав.
Пример: не прописанная организационная структура – рай для «π». Любая попытка кого-то уличить в «π» легко отбивается простым аргументом «Никто не говорил, что так нельзя
- Контроль активов. Зачастую нет учета основных фондов, склад товара держится на честном слове зав склада, деньги в столе бухгалтера, так как его кабинет под защитой Мага 83 уровня.
Пример: менеджер принимал выручку от клиентов и забывал донести ее до кассы. Урожай с поля не доезжал до склада, а продавался с борта. Таких примеров не на книгу, а на библиотеку наберется.
- Автоматизируйте контроль. Бумажный учет подвержен бОльшему риску к мошенничеству.
Пример: перенесли учет наличных денежных средств из потертых тетрадочек и блокнотов в учетную систему. Налички приросло, сотрудников убавилось.
- Разделяйте процессы между сотрудниками. Не должно быть сращивания функций: исполнение/контроль, утверждение/проведение.
Пример: Бухгалтер подделывал счета и отправлял деньги на фирму своей сестры. Это стало возможным, так как на одном сотрудником замкнулись две функции контроль и исполнение.
- Внедрите двойное подтверждение платежей.
Пример: появление дополнительного звена в цепочке уменьшает шансы на сговор. Желательно систематически менять это звено, чтобы не замыливался глаз и не возникали неформальные каналы общения с остальными участниками.
- Проверяйте новых поставщиков (Устав, выписка ЕГРЮЛ, открытая финансовая отчетность, судебная практика, корпоративный сайт). Фирмы могут быть связаны тесными семейными отношениями с менеджментом компании, это может приводить к завышенным ценам или льготным условиям. Проводите сравнительный анализ коммерческих предложений поставщиков
Пример: маркетолог заключил контракт на продвижение в социальных сетях с фирмой своей жены. Цены и объемы выполненных работ были завышены. Перепроверить реальный объем не получилось, так как все проходило через рекламный кабинет исполнителя.
- Внедрите систему тендерных закупок. Хватит простого правила, взять 3 коммерческих предложений перед закупкой.
Пример: провели тендер на закупку канцелярии и удивились насколько были завышены цены прежнего поставщика. Злого умысла может и не быть, все подвержены синдрому замыленного глаза. Систематически проводите сравнение цен.
Подписаться на меня в Instagram по ссылке
Добавить свой комментарий