Здравствуйте!

Настало время разбора дебиторки. Делюсь своими кейсами.

Что такое дебиторка?

В ожидании оплаты

Коротко и понятно.

Что надо, чтоб такого не было?!
Проверьте вашу систему работы с долгами клиентов

1. Есть ли утвержденный и применяемый регламент по работе с долгами клиентов?

• Да (20)
• Где-то лежит (0)
• Нет (-10)

Комментарий: пока не будет регламента, работа с долгами клиентов будет напоминать цыганскую свадьбу, рабочий день будет насыщен событиями, но результатов будет мало. Чем это будет сопровождаться:
— слезными обещаниями клиентов заплатить завтра;
— постоянными разборами, кому можно грузить, а кому нет;
— рассказами про светлое будущее, когда банк выдаст клиенту новый кредит.

2. Устанавливаются ли клиентам лимиты задолженности?

• Нет (-5)
• Да, но мы их поднимаем когда не можем сделать отгрузку (-2)
• Да, если лимит превышен, отгрузка не происходит (5)

Комментарий: первый шаг к тому, чтобы остановить генерацию безвозвратных долгов. Клиенты без лимитов, как ружье, висящие на стене. Когда-нибудь вы откроете 1.С и увидите, что по клиенту ИП Долгоффф задолженность 2,5 млн. и она просрочена на 3 месяца. Спросите у менеджера: «Как такое получилось?», получите ответ: «Ну как то само собой, у него поперли продажи, вот я его и грузил и грузил». Надо работать с лимитами.

3. Остается ли исторический след изменения лимита задолженности?

• Да (5)
• Нет (-5)

Комментарий: данная опция позволяет исключить долгих разбирательств в стиле:
— Кто поставил лимит?
— Зачем это сделали?
— Кто разрешал или кто принимал решение, на каком основании?
Всегда можно открыть программу и посмотреть как и на основании чего изменялся лимит задолженности

4. С какой периодичностью пересматриваются лимиты?

• Раз в квартал (10)
• Раз в полугодие (5)
• Раз в год (0)

Комментарий: пересмотр лимитов — это лишний повод актуализировать данные по клиенту, узнать как у него дела, выполняет ли он планы по продажам, вовремя ли платит. У клиента могут сократиться объемы продаж, а лимит останется прежний, исходя из текущей ситуации он будет завышен. По неосторожности он может взять лишнего и загнать себя в просрочку. Отгружать надо столько, сколько надо клиенту.

5. Есть ли отчет, позволяющий ранжировать задолженность со сроками возникновения?

• Да (10)
• Частично (5)
• Нет (-5)

Комментарий: такой отчет помогает оперативно увидеть группу риска, клиенты у которых просрочка есть, но она еще не безнадежная. Таким надо уделить повышенное внимание, чтобы они не перешли в категорию безнадежных, реанимировать таких очень сложно.

Прочитал книгу «Очевидный Адамс» и решил резюме письма свести к очевидным советам:
1. Ставьте лимиты по задолженности клиентов
2. Не загоняйте сами клиентов в долги
3. Регулярно просматривайте задолженность

Советы по финансам в Telegram канале t.me/denismushinsky

Присоединяйтесь!

Также читайте: Разбор бизнес кейсов по дебиторке. Часть 2.